CONFORM’AREA est un logiciel de management de la conformité construit sur la norme ISO 37301:2021 (articles 4 à 10) et adapté à l’espace OHADA. Il réunit en un seul endroit la politique, le contexte, les obligations, les risques, les contrôles, les signalements et enquêtes, la formation, les audits, les non-conformités, la revue de direction et les rapports, sans double saisie.

1. Établissez ou importez la politique de conformité et faites-la valider. 2. Renseignez le contexte de l’organisme. 3. Qualifiez les parties intéressées. 4. Générez le registre des obligations. 5. Cartographiez les processus et les risques. Si vous venez de prendre vos fonctions, ouvrez « Aide à la prise en main » : le logiciel vous prépare un programme jour par jour.

Les modules métier se déverrouillent dès que la politique de conformité est validée et signée (ISO 37301 §5.2) : c’est elle qui fixe l’engagement de la direction, l’appétence au risque et les objectifs repris ensuite par les autres modules. L’aide à la prise en main, les bannettes, le coffre-fort et la politique restent accessibles avant cette validation.

Une donnée saisie une fois alimente les autres modules : l’appétence de la politique fixe le seuil de la cartographie des risques, ses objectifs deviennent des objectifs suivis, une obligation non appliquée ouvre une action, un constat d’audit met à jour la non-conformité, l’obligation et le risque liés, une enquête fondée crée une non-conformité.

Une vue immersive de votre bureau de conformité : chaque objet du décor (classeurs, armoire confidentielle, écran, bannettes, dossier de certification…) ouvre le module correspondant. Le menu de gauche donne accès aux mêmes modules, regroupés par chapitre de la norme. Le bouton « Le Bureau » / « Poste de travail » en haut de l’écran passe de l’un à l’autre.

Oui : cliquez sur la souris posée sur le bureau (ou menu de votre nom › Espace détente). Le jeu des différences, en 2 à 4 minutes, propose des scènes juridiques, RH et de gouvernance d’entreprise ; sept différences sont tirées au hasard à chaque partie, avec indice et solutions. Idéal après une tâche répétitive ou une vérification de documents. Rien n’est enregistré.

Le tableau de bord : taux de conformité, échéances, actions en retard, alertes, indicateurs clés et raccourcis vers les tâches prioritaires. Il s’exporte en PDF.

Appuyez sur Ctrl K (ou cliquez sur la barre de recherche) : obligations, risques, processus et documents sont trouvés en tapant deux caractères ou plus. Échap ferme les fenêtres.

Ils sont tous expliqués dans le Glossaire (menu Aide › Glossaire des codes) avec une recherche instantanée. Les références de clauses (§4.6, §8.3…) et d’articles de l’AUSCGIE sont cliquables partout et affichent un résumé.

Elle donne au Responsable de la conformité nouvellement recruté un programme indicatif de 133 diligences et 12 routines, de son premier jour au 365e, pour mettre en place, faire fonctionner, évaluer et améliorer le système de management de la conformité.

Indiquez la date de prise de service : c’est le jour 1. Le logiciel ne programme les tâches que les jours ouvrés (ni week-end, ni jour férié du pays choisi, ni jour non travaillé déclaré) et fait commencer chaque tâche le jour ouvré qui suit la fin des tâches dont elle dépend. Les 12 mois de programme comptent 30 ou 31 jours (M1 = J1 à J30 … M12 = J336 à J365).

Les jours fériés fixes de 14 pays sont préréglés et Pâques, l’Ascension et la Pentecôte sont calculées automatiquement. Les fêtes dont la date dépend de la lune (fin du Ramadan, Tabaski, Maouloud) changent chaque année : saisissez-les dans Réglages › « Autres jours non travaillés », avec les ponts et fermetures. Le programme est recalculé aussitôt.

Une fois accepté par le Responsable de la conformité désigné (lui seul peut l’activer), il dépose la tâche de chaque diligence qui démarre dans ses bannettes et lui envoie chaque jour ouvré, à partir de 7 h, le point des tâches du jour, des tâches manquées (en retard) et des tâches à venir, par notification et, si l’option est cochée, par courriel. Il peut l’arrêter à tout moment.

Bouton « Fait » dans le point du jour, ou statut sur la fiche de la diligence (avec une note : preuve produite, difficulté). Une tâche terminée dans les bannettes est aussi reprise automatiquement comme réalisée dans le programme.

Pour chaque mois, les diligences sous forme de cercles reliés par des flèches portant la durée de la tâche de départ : la tâche suivante commence quand la précédente est terminée. Couleurs : vert réalisé, bleu à réaliser maintenant, rouge en pointillé en retard. Cliquez sur un cercle pour ouvrir la fiche.

Oui : « Classeur Excel (Gantt J1–J365) » produit un classeur à jour des statuts (synthèse, Gantt des 365 jours, diligences classées par mois, planning journalier, routines, jours non travaillés). Le classeur modèle d’origine est aussi téléchargeable.

Toutes les dates sont recalculées ; les statuts et notes déjà saisis sont conservés. Un nouveau responsable doit accepter lui-même le pilote automatique.

Non, il est indicatif : il s’ajuste à la taille de l’organisme, à ses obligations, à ses effectifs et à ses délégations. La conformité à la norme dépend des preuves effectivement produites.

Votre corbeille de travail : à analyser, à valider, en cours, à signer, à archiver. Les tâches y arrivent depuis tous les modules (vérifications d’obligations, actions correctives, recommandations d’audit, pilote automatique…), avec leur échéance et un lien vers l’objet concerné.

La cloche en haut à droite affiche les notifications (pastille = nombre non lues) ; celles qui exigent une action sont signalées. Vous choisissez dans Mon profil › Notifications ce que vous recevez aussi par courriel.

Dans les bannettes, mettez la tâche à jour en joignant le fichier : il est rangé dans le coffre-fort comme « preuve de réalisation » et rattaché à la tâche, ce qui conserve la preuve pour les audits.

« Mon espace » : ses tâches, ses formations à suivre, les communications à lire et ses déclarations (intérêts, cadeaux…).

Oui : CONFORM’AREA s’installe sur téléphone comme une application (bouton « Installer l’application » ou menu du navigateur « Ajouter à l’écran d’accueil »), sans passer par un magasin d’applications. Elle s’ouvre directement sur la saisie des constats de terrain.

Oui pour les constats de terrain : un relais conformité saisit ses constats sans réseau, ils sont gardés sur le téléphone et transmis automatiquement au retour de la connexion. Les autres pages, confidentielles, ne sont jamais conservées sur l’appareil.

Il arrive dans le registre « Constats de terrain » et la fonction conformité est notifiée. Elle le qualifie sous 7 jours et ouvre une non-conformité si nécessaire ; un constat grave non traité est signalé en rouge.

À interroger vos propres documents : ajoutez des sources (PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte, notes, documents du coffre-fort, vidéos ou audios) puis posez vos questions. L’IA répond uniquement à partir des sources cochées et cite chaque passage utilisé.

Seulement si vous cochez la case prévue, pour la question posée. Sinon, elle reste strictement limitée à vos sources.

Le carnet restitue fidèlement les passages les plus pertinents de vos sources, sans synthèse ni recherche Internet. La synthèse nécessite la clé du service d’IA configurée par l’administrateur.

Déposez-la comme source : elle est transcrite automatiquement si le moteur de transcription est installé sur le serveur. Sinon, collez une transcription existante en note.

Non, sauf si vous cochez « partager avec l’équipe conformité ». Seul l’auteur modifie les sources et les réglages.

Jamais : les pièces des signalements, des enquêtes et des registres confidentiels sont exclues des carnets et de l’assistant.

Des questions préparées qui produisent en un clic un résumé, les questions essentielles, les obligations et dates ou les actions à mener à partir des sources. Les réponses utiles peuvent être épinglées en notes.

Il répond à vos questions sur votre système de conformité (obligations, risques, contrôles, actions, échéances, textes de la veille) en citant ses sources et propose des liens vers les modules concernés.

Non : ce sont des suggestions à vérifier. L’assistant n’accède jamais aux signalements ni aux enquêtes.

Contexte & parties intéressées › Contexte : enjeux internes et externes, activités, implantations, périmètre du système. Les versions successives sont historisées et le périmètre s’exporte en PDF.

Ajoutez-les ou piochez dans la bibliothèque (régulateurs, actionnaires, clients, salariés, fournisseurs…), puis qualifiez leur influence, leurs attentes et leurs exigences. La matrice d’influence s’exporte en PDF et le registre en Excel.

Elle peut être reprise dans le registre des obligations ; l’écran « Exigences » montre celles qui ne sont pas encore couvertes.

Pour rattacher chaque obligation, risque et contrôle au processus où il se joue, et désigner un pilote responsable (ISO 37301 §4.4 et §8.1).

Pour chaque activité : qui Réalise, qui est Approbateur (rend compte), qui est Consulté, qui est Informé. Elle clarifie les responsabilités de conformité (§5.3).

Oui, le rôle « Pilote de processus » modifie les processus dont il est pilote ; la fonction conformité les modifie tous.

Générez-le à partir des textes applicables à votre secteur et à votre pays, importez-le (modèle CSV fourni) ou saisissez les obligations une à une : texte source, articles, domaine, criticité, propriétaire, preuve attendue.

Appliquée (100 %), partielle (50 %), non appliquée (0 %) ou non applicable (avec justification). Il alimente le taux de conformité.

Sur chaque fiche obligation : un plan de surveillance (fréquence, vérificateur, points à vérifier, rappel), la notification des collaborateurs pour les diligences et l’enregistrement des vérifications. Une vérification met à jour le registre, ouvre une non-conformité en cas de non-respect, demande la réappréciation des risques liés et planifie la vérification suivante.

Registre des obligations › Plan de surveillance : retards, vérifications proches, obligations critiques sans plan, avec mise sous surveillance en une fois des obligations critiques et élevées.

Oui : l’assistant de la fiche répond en s’appuyant sur le texte de l’obligation et ses sources.

Bouton d’export Excel du registre (droit « export » requis).

Des exigences détaillées des régulateurs (Commission bancaire de l’UMOA et BCEAO, systèmes financiers décentralisés, COBAC en zone CEMAC, CIMA pour les assurances), prêtes à importer dans le registre des obligations sans doublon. Chaque exigence porte un statut de validation juridique, à renseigner par votre juriste ; les références à confirmer sont signalées.

CONFORM’AREA collecte automatiquement les nouveaux textes publiés par les sources officielles (journaux officiels, régulateurs, OHADA…), les analyse et vous alerte lorsque l’un d’eux concerne votre profil de veille.

Paramétrez vos profils de veille (domaines, pays, mots-clés) : seules les correspondances génèrent des alertes.

Analysez son impact puis créez ou mettez à jour l’obligation correspondante dans le registre : le lien entre le texte et l’obligation est conservé.

Le planificateur passe toutes les 15 minutes ; chaque source garde sa propre fréquence de collecte.

Coter la probabilité et l’impact du risque inhérent, rattacher les contrôles existants, puis apprécier le risque résiduel. La carte de chaleur positionne chaque risque par rapport à l’appétence fixée dans la politique.

Un mode de travail collectif pour identifier et coter les risques avec les directions, scénario par scénario.

Périodiquement, et automatiquement lorsqu’une vérification d’obligation, un audit ou un incident révèle un écart : le propriétaire du risque est alors notifié.

Oui, en Excel, depuis la liste des risques.

Avec l’assistant pas à pas (engagements, objectifs, appétence, indépendance de la fonction, signalement, sanctions) ou en important votre politique existante.

Circuit d’approbation (commentaires, validation par le Responsable de la conformité puis par la direction ou l’organe de gouvernance, signature). Les versions sont historisées. La validation déverrouille les modules.

Par une campagne de communication avec accusé de lecture (module Communication), et sur l’espace public de l’organisme.

L’organigramme (export PDF), les rôles de l’organe de gouvernance et de la direction, les délégations et subdélégations de pouvoir, les lettres de mission et les alertes (délégation expirée, sans acceptation…).

Le secrétariat juridique selon l’Acte uniforme sur les sociétés commerciales (AUSCGIE) : mandats sociaux, conventions réglementées, réunions des organes, commissaire aux comptes, formalités ; il signale les situations non conformes (convention sans autorisation, cumul de mandats…) et produit le rapport du président.

Corporate governance › Schéma capitalistique du groupe. Indiquez que votre organisme fait partie d’un groupe (dès la configuration de l’espace, à la première connexion), puis renseignez les sociétés du groupe, les actionnaires hors groupe et les participations (% du capital et, s’ils diffèrent, % des droits de vote). Le schéma est généré automatiquement, avec pour chaque société le pourcentage d’intérêt du groupe, le pourcentage de contrôle et une méthode de consolidation indicative (SYSCOHADA). Des contrôles signalent un capital détenu à plus de 100 %, des participations réciproques ou une tête de groupe introuvable. Le schéma se télécharge (SVG).

Modifiez la société ou la participation concernée (indiquez 0 % pour une cession totale), avec le motif et la date d’effet. Chaque évolution est inscrite à l’historique (auteur, date, motif) et la structure antérieure reste consultable.

Conflits d’intérêts, cadeaux et invitations, code de conduite, sanctions, volet RH. Les collaborateurs font leurs déclarations depuis « Mon espace ».

Objectifs mesurables avec indicateur, cible, responsable, échéance et plan d’action ; ceux de la politique sont repris automatiquement. Les mesures successives montrent la tendance. Export Excel disponible.

Chaque objectif affiche sa dernière mesure par rapport à la cible et à l’échéance ; les écarts remontent dans le tableau de bord et dans la revue de direction.

Consignez-le dans le registre des changements (Registres de pilotage) : il garde la trace de l’avis conformité, des conséquences évaluées et des ressources prévues (§6.3).

Calendrier et campagnes : message, cibles, canal, date ; les destinataires accusent lecture par un lien personnel. La matrice cibles × messages vérifie que chaque population reçoit les bons messages.

Modules, sessions, participants, résultats et attestations ; registre de formation exportable en Excel et écarts de compétences suivis.

Une enquête anonyme auprès du personnel par vagues successives ; le rapport (PDF) mesure l’évolution de la culture de conformité.

Oui : Formations en ligne propose un catalogue de modules rédigés (prévenir la corruption, LBC/FT, données personnelles, code de conduite et signalement), avec quiz d’évaluation (réussite à 75 %) et attestation MOD-P18 automatique. Ajoutez-les à vos formations : chaque collaborateur les suit depuis son compte et les réussites alimentent le registre de formation.

Dans le coffre-fort, hors de la base, sous un nom aléatoire ; les documents sensibles sont chiffrés. Les versions sont gérées et chaque document peut être rattaché à une obligation, un risque, un contrôle ou une tâche comme preuve.

Les formats bureautiques courants (PDF, Word, Excel, PowerPoint, images, texte). Leur texte est extrait pour la recherche et les carnets IA.

Le coffre-fort affiche par défaut la version en vigueur ; les versions précédentes restent consultables dans l’historique du document.

Objectif, risque et obligations couverts, fréquence, méthode, responsable, preuves attendues ; le résultat des tests alimente le risque résiduel.

Le 1er niveau est réalisé par les opérationnels dans leurs processus ; le 2e niveau par la fonction conformité pour vérifier que le 1er fonctionne.

Les fiches obligation et risque indiquent les contrôles liés. Le plan de surveillance des obligations liste en outre les obligations critiques ou élevées qui n’ont encore aucun plan de vérification.

Le registre des activités de traitement, les analyses d’impact (AIPD), les demandes des personnes (accès, rectification, effacement, opposition…) et les violations de données. Chaque fiche est contrôlée automatiquement : base légale, durée de conservation, formalités auprès de l’autorité, transferts, sous-traitants, délais.

L’autorité est proposée selon le pays du siège (APDP au Bénin, ARTCI en Côte d’Ivoire, CDP au Sénégal…). Les délais (réponse aux demandes, notification des violations) sont paramétrables dans l’espace, pour suivre la loi nationale applicable.

Enregistrez-la dès sa découverte : le logiciel calcule l’heure limite de notification à l’autorité, signale le retard, rappelle l’information des personnes si le risque est élevé et permet d’ouvrir une non-conformité pour l’analyse des causes.

La connaissance des clients (identification, bénéficiaires effectifs, personnes politiquement exposées, niveau de risque, revue périodique), le filtrage des listes de sanctions et de gel des avoirs, et le registre restreint des déclarations de soupçon à la CENTIF.

Oui si un fournisseur de filtrage est raccordé (Administration › API & connecteurs : ScreenEdge ou autre fournisseur sous contrat). Sinon, le filtrage manuel est enregistré dans le registre. Toute correspondance potentielle doit être analysée ; une correspondance confirmée impose le gel des avoirs.

Uniquement le Responsable de la conformité et le responsable LBC/FT (rôle dédié). Il est interdit d’informer le client d’une déclaration ; ce registre n’est jamais exploité par l’IA ni exposé par l’API.

À faire remplir le questionnaire de diligence par le fournisseur ou le partenaire lui-même : depuis la fiche du tiers, envoyez-lui un lien personnel (valable 30 jours, à usage unique). Il renseigne son identification, ses bénéficiaires effectifs, ses déclarations (PPE, sanctions, condamnations…) et dépose ses pièces (RCCM, statuts, attestation fiscale, code de conduite).

Elles s’ajoutent à la fiche du tiers, les facteurs de risque déclarés sont reportés (jamais effacés), les pièces sont rangées dans le coffre-fort et une tâche d’analyse est créée. La décision d’approbation reste celle de l’organisme.

Administration › API & connecteurs › Imports : chargez le fichier fournisseurs (CSV) de votre logiciel comptable ; les tiers entrent dans le registre « en évaluation ».

Par le portail public de l’organisme, en mode anonyme, confidentiel (identité connue du seul Responsable de la conformité) ou identifié. Il reçoit un numéro de dossier et un code secret pour suivre son signalement et échanger avec la fonction conformité.

Oui : le contenu est chiffré, aucune donnée technique permettant d’identifier un lanceur anonyme (adresse IP, appareil) n’est conservée, seules les personnes habilitées y accèdent et chaque consultation est tracée.

Accusé de réception, triage et évaluation préliminaire (recevabilité, gravité), puis classement ou ouverture d’une enquête. Les délais sont suivis.

Plan d’enquête, entretiens, preuves, allégations, étapes, journal ; l’enquêteur rédige le rapport, revu par le Responsable de la conformité, puis la direction statue sur les suites. Une enquête fondée peut ouvrir une non-conformité.

Uniquement les rôles habilités (signalements, enquêtes) et les personnes nommément autorisées sur un dossier. L’IA n’y a jamais accès.

Oui : Signalements › Canaux affiche sur le portail le numéro vert, le numéro WhatsApp et le numéro SMS de l’organisme. Un message de 20 caractères au moins crée un signalement anonyme ; l’expéditeur reçoit aussitôt son numéro de dossier et son code secret (SUIVI pour l’état du dossier, AJOUT pour le compléter). Son numéro de téléphone n’est jamais conservé. Les appels au numéro vert et les messages vocaux sont saisis par la personne habilitée.

Signalez-le immédiatement au Responsable de la conformité (ou à la direction s’il est lui-même concerné) : la procédure d’enquête prévoit l’indépendance des enquêteurs et la gestion de leurs conflits d’intérêts.

À partir du niveau d’application des obligations, de l’état des risques, des contrôles et des actions. Un instantané est enregistré chaque jour pour suivre l’évolution.

Obligations appliquées, risques dans l’appétence, actions en retard, formations réalisées, délais de traitement des signalements, vérifications à jour, et vos indicateurs propres liés aux objectifs.

Oui : Vue consolidée du groupe. La société mère crée un code de rattachement à usage unique, que la filiale saisit dans son propre espace (son accord est donc nécessaire, et révocable). La mère voit alors, filiale par filiale, le taux de conformité, les risques élevés, les non-conformités, les retards et le nombre de signalements en cours — jamais leur contenu ni les documents.

Planifiez l’audit dans le programme, générez la liste de contrôle depuis le registre des obligations (par domaine ou processus) ou depuis les clauses 4 à 10 de l’ISO 37301, évaluez chaque point (conforme, observation, NC mineure ou majeure), puis rédigez et validez le rapport.

Audits › Rapports d’audit › rapport externe : organisme (certificateur, commissaire aux comptes, autorité de contrôle, cabinet), opinion, conclusion, document joint, puis transcription des constats et recommandations.

À la validation ou à la diffusion des conclusions, chaque constat met à jour, sans ressaisie : la non-conformité et son action corrective, la vérification de l’obligation concernée, la réappréciation ou la création d’un risque et la tâche de la recommandation, avec traçabilité de chaque suite.

Le dossier est prérempli avec les éléments d’entrée exigés par la norme (actions précédentes, changements, performance, NC, audits, signalements, ressources, opportunités). Les décisions sont enregistrées et suivies ; le compte rendu s’exporte en PDF.

Chaque décision reçoit un responsable et une échéance ; son suivi est repris à la revue suivante comme « état des actions décidées lors des revues précédentes ».

Au moins une fois par an, selon la norme, et plus souvent si l’organisme le décide (par exemple semestriellement).

Rapport de la fonction conformité à l’organe de gouvernance (MOD-P10), autodiagnostic de maturité (MOD-P15), dossier de certification complet (MOD-P16, archive ZIP), chaîne de traçabilité (MOD-P17), entre autres. Les rapports peuvent être programmés et envoyés automatiquement par courriel.

Non : seule une certification par un organisme accrédité le peut. CONFORM’AREA prépare le dossier de preuves et mesure votre maturité article par article.

Changements, retours et réclamations, échanges avec les autorités, quasi-défauts, conservation des documents, budget, postes sensibles ; chaque registre signale les entrées non conformes et les échéances à 7 jours.

Diligence raisonnable des tiers, processus externalisés et revues périodiques des tiers à risque.

Fiche NC/CAPA : description, gravité, analyse des causes, actions correctives et préventives, responsables, échéances, puis vérification de l’efficacité avant clôture. Les NC naissent aussi automatiquement des audits, vérifications et enquêtes.

La chaîne de traçabilité qui relie une exigence à l’obligation, au risque, au contrôle, à la preuve et à l’action : elle montre à l’auditeur que tout est relié. Elle s’exporte en PDF.

Oui pour les comptes des organismes : code à 6 chiffres d’une application d’authentification, avec des codes de secours en cas de perte du téléphone.

12 caractères minimum, une majuscule et une minuscule, un chiffre, un caractère spécial, et différent des 5 derniers. Après plusieurs échecs, le compte est verrouillé ; l’administrateur peut le déverrouiller.

Après 30 minutes d’inactivité, par sécurité. Un compte à rebours vous prévient deux minutes avant ; vos saisies en cours sont enregistrées.

Mon profil › Sécurité : sessions et appareils actifs, historique des connexions (export CSV), déconnexion de tous les appareils.

Menu de votre nom en haut à droite : langue (français, anglais, espagnol ou portugais) et thème clair ou sombre. Le choix est mémorisé dans votre profil.

Oui : chaque donnée appartient à un organisme et n’est jamais visible d’un autre. Les accès sont tracés dans le journal.

Sur un serveur sécurisé (connexion chiffrée HTTPS, sauvegardes chiffrées quotidiennes). L’hébergeur est précisé dans votre contrat de service.

Administration › Utilisateurs & rôles › inviter : la personne reçoit un lien d’invitation pour créer son mot de passe et activer la double authentification.

Responsable conformité, analyste conformité, administrateur client, direction générale, relais conformité, pilote de processus, auditeur interne, enquêteur, consultant externe, délégué à la protection des données, responsable LBC/FT et collaborateur. Chaque rôle ouvre des droits précis (lecture, conformité, signalements, enquêtes, audit, export, approbation…). Chaque changement de droits est journalisé.

Identité et logo de l’organisme, règles de sécurité (double authentification, inactivité, tentatives), notifications, modules activés, intégrations, abonnement et journal d’audit.

Oui, avec Microsoft 365 (Entra ID) : l’administrateur l’active dans Administration › API & connecteurs (locataire, application, secret et domaine de messagerie). Les utilisateurs choisissent ensuite « Continuer avec l’annuaire de l’entreprise » sur la page de connexion ; la double authentification est alors assurée par Microsoft.

Administration › API & connecteurs : jetons d’API (lecture des obligations, risques, non-conformités, tâches et indicateurs ; import des collaborateurs et des tiers), import CSV depuis le logiciel RH ou de paie et depuis le fichier fournisseurs du logiciel comptable, connecteurs SMS, WhatsApp et filtrage des sanctions. Les signalements et données confidentielles ne sont jamais exposés.

Administration › API & connecteurs › Imports : téléchargez le modèle CSV, complétez-le depuis votre logiciel RH ou de paie (nom, e-mail, fonction) puis chargez-le. Les nouveaux reçoivent un compte « collaborateur » invité ; les comptes existants sont mis à jour.

Le poste de pilotage › Matrice ISO 37301 & certification : chaque exigence des articles 4 à 10 (reformulée) est évaluée automatiquement sur vos données, avec la preuve attendue et l’écran où la produire. Le taux global et le niveau de préparation s’affichent en tête ; « Prêt pour l’audit de certification » apparaît quand toutes les exigences applicables sont satisfaites.

Oui : ouvrez l’exigence, choisissez le statut retenu, justifiez-le et joignez la preuve (déposée au coffre-fort, horodatée). Votre appréciation prévaut ; « non applicable » et « satisfaite » exigent une justification. L’historique des appréciations est conservé.

Le dossier PDF de la matrice (MOD-P19), qui présente exigence par exigence la preuve, le constat et votre appréciation, et l’export Excel pour son suivi. Ils sont archivés au coffre-fort à chaque édition.

Coffre-fort : chaque pièce est qualifiée « document tenu à jour » (circuit rédaction › approbation par une autre personne › revue de pertinence) ou « enregistrement conservé ». Propriétaire, classification, diffusion par rôle, prise de connaissance obligatoire, motif de chaque version, durée de conservation et élimination tracée en fin de conservation.

Communication › Compétences par poste : compétences requises par fonction, évaluation de chaque personne (méthode et preuve), écarts traités par une formation puis réévaluation, matrice exportable.

Historique et plan des tests de contrôles (§8.2), suivi de la protection des lanceurs d’alerte à 3, 6 et 12 mois (§8.3), registre des auditeurs avec qualification, déclaration d’indépendance et processus qu’ils ne peuvent pas auditer (§9.2.2), revue semestrielle des habilitations (§7.5.3) et réappréciation des risques déclenchée depuis le registre des changements (§6.3).

Essentiel, Professionnel et Entreprise, en paiement mensuel ou annuel. L’offre, les factures et le règlement en ligne sont dans Administration › Abonnement & facturation.

En ligne par Mobile Money (MTN, Moov…) ou par carte depuis Administration › Abonnement & facturation, ou par virement. Les factures de renouvellement sont émises automatiquement 30 jours avant l’échéance, avec des rappels par e-mail ; chaque facture se télécharge en PDF.

Oui : « Essai gratuit » sur la page de connexion crée en deux minutes un espace d’essai de 14 jours, sans carte bancaire. Les données saisies sont conservées en cas de souscription.

AUDIT 404 CONSEILS SARL — Abomey-Calavi, Bénin — +229 01 90 39 09 96 — 404audit404@gmail.com. En cas d’erreur, communiquez la référence affichée sur la page d’erreur : elle permet de retrouver immédiatement le problème.

Oui : les nouvelles versions sont installées sans perte de données ; le numéro de version figure en bas de chaque page.